Låna material

Allmänt

Utlåning sker normalt endast till erkända herbarier och institutioner med permanent status som är listade i Index Herbarioum. Förfrågningar om lån behandlas dock från fall till fall. Ansvaret för förvaring och återlämnande av lånen åligger den låntagande institutionen. Studenter eller forskare som inte är fast anställda får endast låna i sina handledares namn.

Fundera först på om det räcker med digitala bilder i stället för det faktiska materialet. Digitala bilder av främst typmaterial finns på Sveriges Virtuella Herbarium (extern webbplats på engelska). Andra exemplar eller närbilder kan fotograferas på begäran. Vid större undersökningar uppmuntras forskare att besöka herbariet för att bedöma samlingarna i början av projektet.

De formella låneförfrågningarna ska göras av institutionens prefekt eller en intendent till LD:s intendent, docent Ulf Arup, antingen via e-post Ulf [dot] Arup [at] biol [dot] lu [dot] se eller via vanlig post:

Botaniska museet
Box 117
SE-221 00 Lund
Sverige
Telefon: 046 222 89 66

Låneförfrågningar bör innehålla namnet på den medarbetare för vars räkning de görs och så detaljerade uppgifter som möjligt om det planerade arbetets taxonomiska, nomenklaturmässiga och geografiska omfattning. En kortfattad beskrivning av den avsedda användningen av materialet, till exempel forskning, floraarbete etcetera bör ingå. Om typmaterial efterfrågas, ange basionym och originalpublikation. För lån från Agardh-herbariet, ange även Agardh-nummer om det är känt. I förekommande fall ska även en översikt över eventuella kommersiella överenskommelser som påverkar användningen av materialet bifogas.

Den normala lånetiden är 12 månader, förutom för typmaterial som är antingen 3 eller 6 månader. Förlängning kan beviljas efter skriftlig begäran. Lån ska helst återlämnas i sin helhet, men delåterlämning accepteras.

Användning av låne- eller utbytesexemplar i projekt av kommersiell karaktär kräver separat och särskilt tillstånd. "Kommersiella syften" omfattar inte försäljning av publikationer som härrör från forskning och som är offentligt tillgängliga (public domain). Det omfattar däremot försäljning, överföring eller överlåtelse (annat än för forskning som är offentligt tillgänglig) av opublicerad information (till exempel listor eller databaser med attribut för exemplar eller taxon) eller bilder till tredje part.

Förvaring och användning

Lån måste förvaras under säkra och skyddande förhållanden. Exemplaren måste behandlas varsamt och förvaras i lämpliga skåp när de inte används för att skyddas mot insekter och andra skadedjur. Ark eller paket får inte böjas, vikas eller hanteras på något sätt som kan skada exemplaren. Förutom under själva undersökningen ska exemplaren förvaras i sina originalmappar eller originalförpackningar. Originalmapparna och originalförpackningarna måste återlämnas tillsammans med exemplaren.

Inget material får avlägsnas från den lånande institutionen eller permanent från själva exemplaret utan föregående skriftligt tillstånd från LD. Överföring av ett lån eller del av ett lån till annan institution måste godkännas av LD i förväg och den mottagande institutionen måste först underteckna ett nytt kvitto för lånet. Uttag för undersökning av små delar av exemplar är normalt tillåtet när materialet finns i tillräcklig mängd och det inte skadar materialets framtida värde. Dissektion av typmaterial bör inte göras om det inte är absolut nödvändigt för undersökningen. Alla dissekerade delar från dessa måste återlämnas till LD. Dissektion av typmaterial från herbarierna Retzius-Acharius och Agard bör inte göras om det inte är absolut nödvändigt för undersökningen.

Om material ska provtas med invasiva metoder, till exempel kemisk eller DNA-analys, måste skriftligt förhandstillstånd inhämtas från LD. När det gäller DNA-extraktioner kommer vi att vilja veta:

• Om extraktionen var framgångsrik eller inte.
• Om det lyckades vill vi veta identitetsnumret för extraktionerna ("DNA-nummer") och var dessa förvaras.
• Vilka gener sekvenserades framgångsrikt? All DNA-sekvensdata som erhålls från dessa prover ska deponeras i GenBank (extern webbplats på engelska) eller i ett motsvarande arkiv för genetisk information. För att undvika onödigt upprepad provtagning av typmaterial, exemplar från Retzius-Acharius- och Agardh-herbarierna, behöver vi också kopior av de ursprungliga laboratoriedata från sekvenseringslaboratoriet, HPLC-plottar etcetera. Uppgifterna kommer inte att offentliggöras eller släppas i förtid till andra forskare.

Anteckningar och återlämnande

Vid återlämnandet ska alla lånade exemplar förses med separata, signerade och daterade anteckningar som fästs på bladet (men som inte skymmer originaletiketten), eller, om exemplaren förvaras i kuvert, läggas i kuvertet, men aldrig direkt på herbariebladet. Anteckningarna skall innehålla information om huruvida organismens identitet eller namn har verifierats eller fastställts på nytt samt alla undersökningar (till exempel DNA-analyser, kemiska analyser, mikromorfologiska och morfometriska studier) som har utförts på exemplaret. Det senare kan vara i form av hänvisningar till publikationer eller digitala resurser, identifikationsnummer som planeras att användas i framtida publikationer eller åtminstone namn och tillhörighet för den forskare som kan kontaktas om frågor uppstår.

Exemplar som inte kan bestämmas eller som visar sig tillhöra en grupp som inte behandlas bör förses med anteckningar i den mån det är möjligt. Om material på ett blad visar sig representera två eller flera samlingar eller taxa, ska varje element anges på bladet och på bestämningsblanketten. När DNA-analyser har gjorts, meddela LD GenBank accession numbers eller motsvarande, eller om det finns tillgängligt innan lånet återlämnas, lägg till den informationen på de bifogade anteckningslapparna "DNA voucher specimen". Tänk på storleken på anteckningsremsorna, de bör inte vara onödigt stora (max 70 x 25 mm/2,7 x 1")!

Exemplaren måste förpackas omsorgsfullt och säkert för att undvika skador under transporten; använd helst originalförpackningsmaterialet. Om typer eller material från herbarierna Retzius-Acharius eller Agardh ingår, måste försändelsen vara spårbar, det vill säga skickas som rekommenderat brev eller paket.

Herbarium LD måste erkännas på lämpligt sätt i alla publikationer eller annat material som presenterar resultat som härrör från användningen av låneexemplaren.

En kopia av alla publikationer som är resultatet av studier av låne- eller utbytesmaterial skulle uppskattas.

Postadress

Biologiska museet, Lunds universitet
Herbarium
Box 117
221 00 Lund

Leveransadress

Biologiska museet, Lunds universitet
Herbarium
Porfyrvägen 20
224 78 Lund
Sweden

Allmänt

Så fort du har tagit emot ett lån ska du underteckna ett lånekvitto. Skicka kvittot till oss med vanlig post eller skanna in det och skicka via e-post.

Du ska märka alla preparat med ett individuellt entomologiska samlingar nummer (MZLU) som finns med i paketet. Skriv sedan in numret i excel-filen du fått via e-post.

Förvaring och användning

Hantera alla preparat försiktigt och förvara dem under lämpliga förhållanden när du inte använder dem. Se särskilt till att preparaten inte blir angripna av skadedjur. Se också till att preparat som ligger i en konserveringsvätska inte torkar ut. Alla preparat ska förvaras i totalt mörker.

För att få dissekera eller förändra preparaten på något sätt måste du ha ett skriftligt tillstånd. Det gäller även för provtagning för kemiska eller DNA-analyser. Delar du tar bort från ett preparat måste du dokumentera fullständigt och återlämna tillsammans med resten av preparatet.

Du får inte ta bort eller ändra originaletiketter. Eventuella ändringar i nomenklaturer gör du på en separat etikett. Om du identifierar ett preparat ska du bifoga en bestämningsetikett.

De preparat du har lånat får du inte i din tur låna ut eller flytta från den lånande institutionen om du inte har ett skriftligt tillstånd från de entomologiska samlingarna (MZLU). Du förbinder dig att omedelbart berätta för de entomologiska samlingarna om en eventuell adressändring.

Återlämning

Återlämna preparaten innan lånet går ut. I vissa fall tillåter vi en förlängning av lånet. Du måste diskutera eventuell förlängning med intendenten minst två veckor innan lånet går ut. Vi kan förlänga lån av primärt typmaterial i max sex månader. Lån av icke-typmaterial kan vi förlänga årligen i upp till fem år.

Lånade preparat är de entomologiska samlingarnas (MZLU) egendom. Museet kan låta dig behålla en liten del av preparatet som tack för hjälpen med att identifiera materialet. Du måste dock återlämna alla preparat de entomologiska samlingarna (MZLU) tillsammans med en notering om vad du önskar behålla.

När du skickar tillbaka det lånade materialet måste du se till att det är förpackat så att det inte skadas under transporten. Du betalar själv för transportkostnaden. Du måste returnera typmaterial som rekommenderat brev.

Vid eventuella publikationer ska det framgå att det finns med lånat material från de entomologiska samlingarna (MZLU). Skicka även en tryckt kopia eller en pdf av publikationen till de entomologiska samlingarna (MZLU). Vi föredrar att du använder akronymen MZLU.

Biologiska museet, Lunds universitet
Entomologi
Ekologihuset
Naturvetarvägen 6A
223 62 Lund

De zoologiska samlingarna vid Biologiska museet i Lund är tillgängliga för forskare från hela världen. Vi anstränger oss för att tillgodose dina behov, men vi kommer att ta beslut om utlåning och destruktiv användning från fall till fall.

Allmänt

Vi beviljar bara lån till forskare vid vetenskapliga institutionen och inte till privata forskare. De lånande institutionerna måste ha adekvata lagringsanläggningar så att de kan garantera materialets säkerhet. Du måste förvara ditt lån så att det inte skadas fysiskt, kemiskt eller biologiskt. Preparat som ligger i vätska får inte torka ut och du får inte lägga det i etanol som är denaturerad med metanol eller någon annan destruktiv substans.

Den lånande institutionen måste ha ordentliga rutiner för förpackning och återlämnande av lån. Materialet måste vara ordentligt förpackat vid återlämning så att det inte skadas. Institutioner som inte kan uppfylla de här villkoren och forskare som saknar anknytning till en institution, måste be en annan lämplig institution om ett lån å deras vägnar. Lånet måste stanna på den lånande institutionen hela tiden. Studenter kan få lån genom sina handledare som då får ta formellt ansvar för preparaten.

Vi beviljar lån utifrån tillgången av den önskade taxonen/taxan. Typmaterial, mänskliga preparat och andra unika historiska samlingar har mer restriktiva villkor. Forskare som är intresserade av sådana preparat uppmuntrar vi istället att besöka oss för att studera materialet.

Den normala låneperioden är 6 månader för typmaterial och 12 månader för övriga preparat. Efter en skriftlig begäran kan vi bevilja en förlängning av lånet i maximalt två år. För typmaterial kan vi maximalt bevilja en ettårig förlängning av lånet.

Du får inte överföra preparat (eller delar, extrakt eller produkter därav) till tredje part utan ett skriftligt medgivande från en intendent vid zoologiska samlingarna (MZLU).

Du får inte använda material (eller information eller data som kommer från vårt material, som till exempel fotografier) från de zoologiska samlingarna (MZLU) kommersiellt utan skriftligt medgivande från en intendent vid samlingarna. För att du som forskare i ett land utanför europeiska union ska få låna CITES-listade taxa i Bilaga I, II eller III måste din institution ha ett CITES-tillstånd.

Tar du fram DNA-data från preparat från våra samlingar så måste du göra dessa allmänt tillgängliga i GenBank (extern webbplats). Meddela accessionsnumret till intendenten vid de zoologiska samlingarna (MZLU).

Vid eventuella publikationer ska det framgå att undersökningen är gjord med lånat material från de zoologiska samlingarna (MZLU) med vocher-/provnummer och i förekommande fall även GenBank/EMBL-accessionsnummer Vi uppskattar om du skickar en kopia av publikationen till oss. Har du beskrivit ett nytt taxa utifrån våra preparat så måste du skicka en kopia till oss.

Destruktiv provtagning/använding

Ingen invasiv eller destruktiv användning eller provtagning är tillåten utan föregående skriftligt medgivande. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, malning och snittning av fossilmaterial, dissektion, beläggning för svepelektronmikroskopi (SEM), förberedning och snittning för transmissionselektronmikroskopi (TEM), färgning, borttagning av material för kemisk eller DNA-analys och ommontering av fixerade preparat.

Zoologiska samlingarnas intendenter tar prover för DNA- och kemisk analys om vi inte har kommit överens om något annat skriftligen. Vi tillåter ingen provtagning om det finns skäl att misstänka att proverna inte kommer att ge några resultat eller om preparaten är kända för att vara olämpliga för provtagning. Om vi tillåter invasiv eller destruktiv användning/provtagning så ska du även återlämna de preparerade, snittade eller belagda preparaten. Lägg alla delar i ett lämpligt paket med en etikett med taxonets namn och de zoologiska samlingarnas (MZLU) preparatnummer.

När du har tagit prov från ett preparat måste du anteckna vilken typ av material du tog, datum för provtagningen, namn och institutionstillhörighet på provtagaren, typ av studie och den identifieringen av preparatet du godkände. Anteckningarna ska du skriva i ett separat dokument. Skriv INTE på originaletiketten/arket. Vi är tacksamma om du vill förtydliga eller förbättra ett preparats data. Särskild när det gäller identifiering, lokal, datum, samlare, samlarnummer och typstatus. Du får inte ändra på etiketten, utan bifoga anteckningar på nya etiketter.

Materiel som du fått för att utföra DNA- eller kemiska analyser och inte använt måste du skicka tillbaka. Vi förbehåller oss rätten att begära extraherat DNA som du fått ut från preparat från våra zoologiska samlingar (MZLU).

Om något material har fått allvarliga skador måste du underrätta oss omedelbart. Det är inte tillåtet att försöka reparera eller rengöra preparat.

Begäran om lån

Om du vill låna material från de zoologiska samlingarna (MZLU) ska du skicka en lånebegäran via e-post eller vanlig post till intendenten vid de zoologiska samlingarna (MZLU).

Följande information ska finnas i lånebegäran:

• En kort sammanfattning av forskningen som du tänker göra
• Namn och tillhörighet för de inblandade forskarna. Studenter och doktorander måste ha med sina handledares underskrift i lånebegäran eller be handledarna begära ett lån å studentens vägnar.
• En lista på materialet du önskar låna
• Om du vill ha DNA-prover ska du skriva vilken mängd du behöver och hur du föredrar att materialet skickas
• En deklaration att du godkänner alla villkor vi listat här.

Biologiska museet vid Lunds universitet innehar naturhistoriska samlingar från 1600-talet och framåt. Samlingarna har ett vetenskapligt såväl som kulturhistoriskt värde. Syftet med samlingarna är att främja forskningen inom bland annat biologi och tvärvetenskaplig forskning. Föremålen används också inom undervisningen inom Lunds universitet. I mån av tid, och om utlåningen inte i övrigt inkräktar på museets vetenskapliga verksamhet, kan föremål från samlingarna lånas ut till utställningsverksamhet och undervisning vid skolor.

Biologiska museet lånar ut föremål för följande ändamål

• Utställningar vid centrala, regionala och kommunala museer.
• Till undervisning vid kommunal och privat skolverksamhet
• Vissa kommersiella ändamål, under förutsättning att dess syfte inte står i motsättning till museets primära verksamhet och värderingar. Lånet godkänns av museichefen eller av denne delegerad intendent. Vägledande för beslutet är att föremålen inte riskerar att skadas under låneperioden och att föremålen inte för tillfället används inom museets grundläggande verksamhet.

Låntagaren åtar sig följande

• Att förvara och handskas med föremålen på sådant sätt att dessa inte skadas. Biologiska museet bistår med information om hur detta görs.
• Att inte göra ingrepp på föremålen eller på annat sätt förändra eller modifiera dem.
• Att omedelbart meddela museet om föremålen kommer till skada eller förloras. Skador på föremålen måste bedömas av museet och låntagaren får inte själv laga skadan eller anlita någon annan för att göra det.
• Att stå för kostnader i samband med skador eller förlust av föremål.
• Att inte låna ut föremålen i tredje hand.
• Att inte använda föremålen i något annat sammanhang det överenskomna.
• Att tydligt ange att föremålen tillhör Biologiska museet, Lunds universitet i samband med fotografering eller annan avbildning.
• Att tydligt ange att föremålen tillhör Biologiska museet även i andra sammanhang, till exempel utställningar.
• Att vid retur av föremål förpacka dessa på ett säkert sätt enligt instruktioner så att de inte skadas i transporten. Instruktioner ges vid behov av Biologiska Museets personal.
• Att returnera föremålen i god tid innan lånetiden går ut. Tänk på att ansöka om en förlängning av lånetiden om så önskas.

Lån till museer

Förfrågningar ska komma in till Biologiska museet minst tre månader innan önskat lånedatum.

Lån till kommersiell verksamhet

Förfrågningar ska komma in till Biologiska Museet minst tre månader innan önskat lånedatum. Förfrågningar beviljas i mån av tid och under förutsättning att hanteringen är säker och syftet godkänns.

Lån till undervisning (universitet, kommunala och privata skolor)

Förfrågningar beviljas i mån av tid och under förutsättning att hanteringen är säker. För lån som rör undervisning inom Lunds universitet ska förfrågan om lån till grundundervisningen vara Biologiska museet till handa minst tre månader innan inplanerat undervisningstillfälle. Utbildningsansvarig lektor eller studierektor ska stå som låntagare för lånet.

Avgifter

Lån för utställningar vid centrala, regionala och kommunala museer

Ingen avgift. Däremot står låntagaren för transportkostnaden liksom eventuella fryskostnader för stora montage och stora lån. Om extraordinära åtgärder krävs av museets personal i samband med lånet debiteras låntagaren för arbetstiden. Se priser under ”Timkostnad för museipersonal vid behov”

Lån för kommersiella och icke museala ändamål

Kostnad debiteras utifrån en fastställd taxa.

• Grundavgift: 1400 kr/lån
• Avgift per lånat föremål: Mindre objekt: 600 kr/objekt (föremål som riskfritt kan hanteras med en hand)
• Större objekt: 1000 kr/objekt
• Lån till undervisning i skolor och universitet: ingen avgift. Övriga krav gäller dock.
• Timkostnad för museipersonal vid behov: museiintendent/konservator: 700 kr/timme, museiassistent: 450 kr/timme

Återlämning av lån

Lånetiden för inlån till utställningar kan efter anhållan förlängas en gång, på samma villkor som gäller för nya lån. Vid önskan om förlängning görs en bedömning av föremålens tillstånd som ligger till grund för om möjlighet till förlängning. Maximal lånetid för utställningar är två år.

Vid utebliven retur efter lånetidens utgång, utan att skäl saknas, utgår vite (gäller alla låntagarkategorier). Minimibeloppet för vite är 5000 kr/lån. Skulle lånet ännu inte vara återlämnat inom en månad efter påminnelse och skälig förklaring finns, fördubblas vitesbeloppet. Om lånet trots påminnelse och vite inte returneras görs en polisanmälan.

Ansökan ska omfatta följande

• En kortfattad beskrivning av ändamålet med lånet.
• Låntagarens namn, adress, telefonnummer och mejl-adress både till ansvarig person, kontaktperson, samt, om företag, organisationsnummer.
• Uppgifter om vad som du önskar låna.
• Uppgift om att låntagaren läst och godkänner dessa utlåningsvillkor.

Postadress

Biologiska museet, Lunds universitet
Zoologi
Att: Maria Mostadius
Box 117
221 00 Lund

Leveransadress

Biologiska museet, Lunds universitet
Zoologi
Att: Maria Mostadius
Porfyrvägen 20
224 78 Lund